V nabídce Nástroje/Možnosti programu je na samém konci stromu voleb kapitola nastavení Datová schránka, ve které volby ovlivňují, jak se TaxEdit v některých funkcích při práci s datových schránkami chová.
Pracovat offline
Preventivní volba, která má zcela zamezit nebezpečí nechtěného přístupu do datové schránky. Při jejím zapnutí bude pracovat program jen se zprávami a soubory uloženými lokálně bez ohledu na to, jak jsou u jednotlivých schránek nastaveny režimy preferovaného přihlášení. I v režimu offline je možné se aktivně přihlásit do datové schránky kvůli odeslání nebo stažení zprávy, TaxEdit si ale vždy vyžádá potvrzení přepnutí do aktivního režimu.
Podání určená pro ÚzP adresovat automaticky nadřízenému Finančnímu úřadu
Bude-li volba zapnuta, tak při vytvoření nové Datové zprávy u dokumentu pro Finančnímu úřadu nastaví jako příjemce příslušný Finanční úřad, jinak se nastaví jako příjemce příslušné Územní pracoviště.
Obsah datové schránky načítat z ISDS:
Při otevření datové schránky (jen schránky s režimy Pouze číst nebo Online
Opakovaně v intervalu nastaveném v minutách (jen pokud je schránka otevřena a jen v režimu Pouze číst):
Přečtení aktuálního obsahu datové schránky díky technickému řešení ISDS přeci jen chvíli trvá. Pokud častěji otevíráte rozhraní datové schránky spíše kvůli práci s historií, nezapínejte volbu "Po otevření". Naopak, pokud necháváte schránku dlouho otevřenou, klidně si zapněte občasné zjišťování zda nejsou ve schránce nové přírůstky.
Pokud není aktivován modul DS Profi, není možné nastavit režim Pouze pro čtení a druhá volba tedy vybírání schránky nespustí. Stejně tak se nebude průběžně zjišťovat obsah u schránek, u kterých není nastaven bílý kůň.
Kontrolovat uživatelské Datové schránky na pozadí (v minutách)
Je-li otevřena datová schránka uživatele, která má nastaveno i přístup uživatele s omezenými právy (režim pouze číst), je tato schránka automaticky v nastavené intervalu na pozadí kontrolována na nově dodané zprávy.
Označovat zprávy jako přečtené
V systému DS je podstatné doručení zprávy, nikoli její přečtení adresátem. Přesto je vlastnost přečtení v datové schránce pro zprávy evidována a nastavována při zobrazení obsahu zprávy.
Bude-li tato volba vypnuta, nebudou se zprávy stažené a zpracované TaxEditem v systému DS tvářit jako přečtené. Nastavit příznak Přečtené ručně je možné volbou akce Datová schránka/Označit jako přečtené.
Při zobrazení zprávy automaticky doručovat PDZ (Překonaná volba - bude zrušena)
Běžné zprávy od/pro OVM jsou ze zákona doručeny v okamžiku přihlášení osoby oprávněné zprávy přijmout. PDZ neboli poštovní datové zprávy byly dříve doručeny až explicitním úkonem adresáta prostřednictvím jeho datové schránky - přečtením zprávy (§18 odst. 2 zákona). Nyní jsou i PDZ doručeny přihlášením oprávněné osoby. Zapnutí této volby nyní nemá na funkčnost programu vliv, naopak bude ve verzi 3.6 patrně zrušena.
Při odeslání zpráv nekontrolovat doručení (nepřihlašovat se k vybrání schránky)
Odesílání e-mailových nebo datových zpráv je v TaxEditu evidováno v kartotéce dokumentů. U datových zpráv je možné kromě času odeslání zjistit i fakt a čas skutečného doručení zprávy. Čas doručení je pak zapsán do karty u odeslaného dokumentu.
Zjištění času doručení ale vyžaduje aktivní přihlášení k systému datových schránek ve smyslu §17 odst. 3 zákona a tedy způsobí doručení zpráv dodaných do datové schránky. Pokud uživatel má ke schránce, kterou byla zpráva odeslána, zřízen přístup osoby s omezenými právy - bílého koně, kontroluje se doručení vždy.
Při novém odesílání souborů automaticky vytvářet kopie
U odeslaných dokumentů (emailem, datovou zprávou...) se ukládají informace o příjemci, identifikátor zprávy, datumu odeslání apod. Pokud je tento dokument znovu vybrán jako příloha nové datové zprávy, je u něho třeba zvolit akci (vytvoření kopie, nepřepisovat údaje o podání) tak, aby nedošlo k přepsání původních údajů o odeslání dokumentu. Bude-li tato volba ztržena, bude automaticky již odeslaný dokument v příloze nové datové zprávy označen pro vytvoření kopie a po odeslání zprávy vytvořena kopie souboru a v databázi uloženy nové informace o odeslání.
Koncepty zpráv vždy odesílat z aktuální schránky
Bude-li volba zatržena, tak při odeslání uloženého konceptu datové zprávy, je vždy koncept odeslán pomocí aktuálně přihlášeného uživatele datové schránky, bez ohledu na odesílatele uloženého v konceptu. Jinak je při odeslání konceptu, není-li daný uživatel datové schránky nastaven u uživatele, zobrazena výzva ke změně odesílatele.
Stahovat a ukládat odesílané zprávy
Při odeslání dokumentu nebo jiné datové zprávy přes systém ISDS se odeslaná zpráva samozřejmě uloží v datové schránce mezi odeslanými zprávami. Do TaxEditu je ale nutné takto odeslané zprávy z datové schránky teprve stáhnout. Po zapnutí popisované volby se každá nově odeslaná zpráva rovnou ve výsledné podobě z datové schránky stáhne a uloží.
V případě, že byl odesílán dokument funkcí Odeslat přes datovou schránku, bude stažená odeslaná zpráva zařazena do kartotéky dokumentů jako rodič odesílaného dokumentu. (v kartotéce dokumentů se objeví nová položka) a informace o odeslání (ID datové zprávy atd.) jsou v kartotéce dokumentů zapsány v řádku odeslaného dokumentu i nově vzniklé datové zprávy.
Pokud je nastaveno nekontrolovat doručení, neuloží se p7s soubor stažený z ISDS, ale uloží se jen soubor datové zprávy v podobě, jaká byla do systému DS odeslána (bez podpisu ISDS a bez doručenky).
Stažení odeslané zprávy samozřejmě prodlouží čas, po které z pohledu uživatele odeslání zprávy trvá. Tento čas ale stejně bude muset program strávit, až bude zprávu stahovat při výběru datové schránky.
Se zprávou vždy ukládat/zatřiďovat i přílohy
Při uložení datové zprávy, vyžádaném nebo automatickém, budou v případě nastavení této volby vždy uloženy i všechny přílohy. V podstatě bude místo funkce Uložit do TaxEditu vždy použita funkce Uložit a extrahovat přílohy. Stejně tak při zatřiďování neuložené zprávy budou zatříděny a uloženy i všechny dosud nezatříděné přílohy zprávy.
Automaticky pojmenovávat ukládané soubory
Ukládání datových zpráv a jejich příloh. Přílohy datové zprávy jsou běžně ukládány pod stejným názvem, pod jakým byly do datové zprávy vloženy. Datové zprávy se ukládají pod názvem složeném z čísla poplatníka, písmen DS s čísla datové zprávy v systému ISDS.
Pokud uživatel chce během ukládání zadat vlastní název, musí použít místo běžných ukládacích párové funkce Uložit zprávu jako..., Uložit přílohu jako.... nebo musí zrušit tuto volbu. Pak se všechny ukládací funkce ptají na název souboru.
Při importu (uložení) položek z datové schránky vždy zobrazit kartu vlastností
Tato volba není standardně zapnuta. Ukládání zpráv a příloh do kartotéky dokumentů TaxEditu má kromě přiřazení ke konkretnímu poplatníkovi ještě další možnosti. Každou zprávu nebo přílohu je možné označit druhem daně a zdaňovacím obdobím, kterého se týká, a podle těchto údajů později zprávy a dokumenty vyhledávat a třídit. Zapnutí této volby způsobí že se při každém uložení položky z datové schránky do dokumentů zobrazí karta cílového dokumentu, ve které lze rovnou nastavit detailní vlastnosti. Pokud uživatel kartu ukončí stiskem tlačítka Zrušit, uložení bude zrušeno. Zapnutí této volby není doporučeno při větším objemu stahovaných zpráv, protože každé zobrazení karty vlastností pozastaví až do akce uživatele dávkové zpracování (stahování) zpráv z datové schránky.
Při otevření schránky zobrazit jen datové zprávy (Sbalit vše)
Náhled v datové schránce zobrazit (projeví se po znovuotevření schránky)
V dolní části seznamu zpráv
Napravo od seznamu zpráv
U známých typů dokumentů dokáže TaxEdit zobrazit náhled přílohy zprávy. Volba nastavuje, zda náhled zabere část šířky obrazovky a tedy se v seznamu zpráv zobrazí méně sloupců. nebo zda bude náhled dole a tedy nebude u PDF dokumentů využita celá plocha náhledu. Vlastní vypnutí nebo zapnutí okna náhledu je v nabídce Zobrazit/Panel náhledu.
Zvýraznit neuložené zprávy, které budou odstraněny
Lze nastavit barvu písma a pozadí řádků neuložených zpráv, které z datové schránky nevratně zmizí za nastavený počet dnů.
Zvýraznit nedoručené zprávy
Lze nastavit barvu písma a pozadí řádků zpráv, které jsou již dodány do datové schránky a nebyly ještě doručeny. Počet takových zpráv je vždy zobrazen také na Panelu datové schránky.
Zvýraznit nedoručené zprávy s blížící se fikcí doručení
Lze nastavit barvu písma a pozadí řádků zpráv, které jsou již dodány do datové schránky a nebyly ještě doručeny a navíc jim za 9 nebo méně dní vyprší lhůta pro doručení fikcí.
Další volba týkající se datových schránek je v Možnostech programu - nastavení jak často se mají Datové schránky vybírat/kontrolovat při spuštění programu.